中国订单的货运与海关文件
简要说明
一张发票不足以完成一票国际货运。文件构成一条完整链条：商业文件确认交易，出口文件使货物从中国放行，运输单证记录承运人接货，进口文件包保障目的地清关。出口公司协调工厂、报关代理和承运人，核对所有数据，并在货物到达前将完整文件包交给客户。
本指南适用对象
- 首次从中国下订单的企业。
- 需要了解每个环节出现哪些文件的进口商。
- 食品及糖果采购方。
- 使用公路、海运、铁路或航空运输的团队。
开始前的重要须知
- 没有适用于所有国家和产品的统一清单：最终文件包由商品编码、产品成分、运输方式和目的市场规定决定。
- 文件包基于统一的主数据构建。一份文件中的不一致会传导至其他所有文件。
- 预估数据可用于订舱，但海关清关必须使用最终生产和包装数据。
通用文件流程：10个步骤
- 客户向出口公司提供产品说明、目的市场、计划路线、进口商信息和标签要求。
- 出口公司确认Incoterms条款和指定地点，明确各方责任，为每项文件设立单一负责人并建立文件台账。
- 工厂确认产品描述、包装、数量、预估尺寸和重量、生产就绪状态及可提供的技术文件。
- 付款前，各方签发采购订单、形式发票和/或销售合同，用于商业确认和银行合规。
- 生产完成后，工厂提供最终箱数、净重/毛重、尺寸、CBM、批次号和生产日期。最终商业发票和装箱单据此制作。
- 出口公司与出口报关代理提交报关数据。报关单及所有支持文件必须保持一致。
- 承运人接货或完成装载时，签发相应运输单证：CMR、提单、CIM/SMGS或AWB。海运货物在正式签发前需核对提单草稿。
- 出口放行后，客户和进口报关代理收到预报，内含最终商业文件、运输单证、原产地证和产品合规文件。
- 进口商或其报关代理提交进口申报，提供完税价格支持文件，并完成目的市场的产品手续。
- 放行和交付后，归档保存交货凭证、收货方备注和差异检验记录。
1. 商业文件
商业文件描述交易，为银行、出口报关代理、承运人和进口海关提供基础数据。各文件之间关于卖方、买方、货物、交货条款和付款不得存在矛盾。
| 文件 | 制作方 | 时间 | 接收方 | 作用 |
|---|---|---|---|---|
| 采购订单 Purchase Order | 客户 | 选定产品后、合同前或同时 | 出口公司和工厂 | 商业指令，确定SKU、数量、包装、要求和目标日期。非海关文件。 |
| 形式发票 Proforma Invoice | 出口公司或卖方 | 付款前 | 客户、银行和财务团队 | 列明报价、币种、付款和交货条款。用于预付款，不能替代最终商业发票。 |
| 销售合同 Sales Contract | 客户与出口公司 | 付款和生产启动前 | 银行、财务和需要时的报关代理 | 分配义务、Incoterms、指定地点、付款、文件、质量、风险和索赔。 |
| 商业发票 Commercial Invoice | 出口公司/出口方 | 出货前草稿；确认实际数据后最终版 | 出口报关代理、承运人、客户、进口报关代理和银行 | 核心交易和完税价格文件。须包含双方信息、货物、数量、单价、币种、Incoterms、发票号/日期和合计。 |
| 装箱单 Packing List | 工厂提供数据；出口公司制作或核对 | 包装完成后、出口申报/装载前最终版 | 报关代理、承运人、仓库和客户 | 显示件数、内容物、净重/毛重、尺寸、CBM、标志、批次和包装结构。 |
| 付款凭证 Payment evidence | 银行和付款方 | 每次付款后；银行或海关要求时 | 银行、财务和进口报关代理 | 证明实际付款，可用于核查完税价格。非必要不包含在运输文件包中。 |
关键规则： 商业发票和装箱单是大多数商业货运的核心，但不能替代出口报关单、运输单证或产品许可。每份文件必须描述同一批货物：相同的当事方、件数、重量、包装、货值、原产地和路线。预估数据可用于订舱，清关必须使用最终生产和包装数据。
2. 出口、原产地和进口海关文件
出口和进口申报不是普通的工厂文件。它们由申报人或授权报关代理根据商业和运输数据向海关系统提交。出口公司应取得并核对出口放行证明。
| 文件 | 制作方 | 时间 | 接收方 | 作用 |
|---|---|---|---|---|
| 出口报关单 | 出口商或持牌出口报关代理 | 最终发票/装箱单准备好且货物出境前；海关确认放行 | 中国海关；副本给出口公司和客户 | 货物、税号、货值、数量、原产地、监管方式和运输信息的电子申报。支持文件须一致。 |
| 原产地证 Certificate of Origin | 出口商申请；授权机构签发 | 最终货物和发票确认后；按机构/市场规定在发运前或发运后不久 | 客户、进口报关代理、银行或海关 | 证明原产地。非优惠和优惠原产地证用途不同。最终签发前宜审核草稿。 |
| 进口报关单 | 进口商或授权代理 | 按各国规定在到达前或到达后 | 进口海关 | 正式进口申报，包含商品归类、价格、原产地、监管方式、关税、税款、许可证和运输信息。 |
| 完税价格支持文件 | 客户/进口商与出口公司共同提供 | 进口准备阶段及海关要求时 | 进口报关代理和海关 | 合同、发票、付款记录、运费、保险、包装及其他完税价格要素。 |
| 进口许可/注册 | 进口商或当地代表 | 产品或市场受监管时须在发货前办理 | 主管机关和进口海关 | 许可证、产品/企业注册或预先通知。不能等到货物到达后才办理。 |
操作规则： 出口报关单必须基于最终数据制作，而非早期运费估算。若实际重量、件数或包装有变化，应先更新主数据、发票和装箱单，再更新报关单和运输单证。
3. 四种运输方式的运输单证
运输单证在承运人接收货物或确认装载时产生，证明运输合同，标识发货人、收货人、路线和货物。具体形式取决于运输方式。
| 文件 | 制作方 | 时间 | 接收方 | 作用 |
|---|---|---|---|---|
| 公路：CMR / 公路运单 | 发货人和承运人；出口公司协调数据 | 承运人接货时 | 发货人留一份，一份随货，承运人留一份；收货人记录交付 | CMR证明国际公路运输合同，列明当事方、装卸地点、货物、件数和重量。若CMR公约不适用，则使用国内运单或卡车舱单。 |
| 海运：提单 / 海运单 | 承运人或其代理根据装运指示 | 订舱/数据后出草稿；装船后出正式提单 | 发货人、收货人、银行和进口商（视放单方式） | 提单证明运输合同和接货/装船；可转让提单可作为物权凭证。海运单无需交还正本。核对：发货人、收货人、通知方、港口、标志、件数、重量和放单方式。 |
| 铁路：CIM、SMGS或CIM/SMGS | 发货人和铁路承运人 | 铁路接货时 | 在铁路系统中传递；收货人按适用程序提货 | 选择取决于法律走廊。运单证明运输合同和接货；海关和行政文件附加或引用。 |
| 航空：航空运单 / e-AWB | 发货人或其代理；航空公司接受 | 货物接收前或接收时 | 发货人、航空公司和地面代理；副本随货 | AWB不可转让，证明航空运输合同。危险品及部分商品需要额外申报或正本证书。 |
| 货物舱单 Cargo Manifest | 承运人或码头/场站运营方 | 各运输单证形成后、出发前或出发时 | 海关、港口、机场或口岸运营方 | 汇总多票货物数据，不能替代单票发票、装箱单或运单。 |
| 交付证明 POD | 承运人与收货人 | 实际交付时 | 收货人、承运人、客户和出口公司 | 确认交付日期、件数和备注。破损或短少应立即在运输记录中注明并拍照。 |
4. 食品类附加文件
食品通常不仅需要商业和运输文件。具体要求取决于配料、加工程度和目的市场。糖果、干果，以及含乳制品或明胶的产品可能适用不同监管要求。
| 文件 | 制作方 | 时间 | 接收方 | 作用 |
|---|---|---|---|---|
| 产品规格书 Product Specification | 工厂；出口公司审核 | 下单前并在出货前更新 | 客户、进口报关代理和实验室 | 包括产品描述、配料、理化指标、包装、储存和保质期。 |
| 配料/过敏原/营养声明 | 工厂根据配方和检测提供 | 标签批准前 | 客户和法规顾问 | 标签信息基础。内部配方与面向消费者的法定信息不是同一文件。 |
| COA分析证书 | 工厂或实验室 | 通常按批次或生产批号 | 客户、进口报关代理和质量团队 | 提供具体产品或批次的检测结果，不是原产地证。 |
| 实验室检测报告 | 认可或指定实验室 | 供应商审核阶段和/或按批次 | 客户、主管机关和审计方 | 列明方法、样品和结果，认可范围和有效期取决于市场。 |
| 官方卫生/健康证书 | 出口国主管机关（如要求） | 生产并核验该批货物后、发运前 | 进口主管机关和报关代理 | 官方证明约定条件，不是所有糖果货物都自动需要。 |
| 植物检疫证书 | 国家植物保护机构 | 进口国对受监管植物/植物产品要求时 | 植物卫生机关和进口海关 | 证明满足植物检疫进口要求。深加工产品是否适用因市场而异。 |
| 兽医/动物卫生证书 | 主管兽医机关 | 受监管动物源产品 | 兽医机关和进口海关 | 含乳、蛋、明胶等动物源成分的产品可能适用，须按目的市场确认。 |
| 食品接触包装声明 | 包装生产商/工厂 | 包装批准前及要求时 | 客户和法规顾问 | 说明包装材料及食品接触合规支持，不能替代标签审核。 |
| 标签稿和翻译批准 | 客户负责；出口公司协调；工厂确认可生产性 | 印刷前 | 工厂、客户和法规顾问 | 带版本、日期和书面批准的最终PDF。即使运输文件正确，标签错误也可能阻碍进口。 |
不要混淆文件类型： 原产地证证明商品原产国；COA说明产品或批次检测结果；卫生证书是在目的市场要求时由主管机关签发的官方文件。三者不能互相替代。
5. 文件在各方之间如何交接
| 阶段 | 交接 | 文件包 | 控制目标 |
|---|---|---|---|
| 付款前 | 客户 ↔ 出口公司 | PO、形式发票、合同、初步规格 | 确认商品、付款、Incoterms和责任。 |
| 生产/印刷前 | 客户 → 出口公司 → 工厂 | 已批准规格、标签稿和翻译 | 带版本号的书面批准。 |
| 完工前 | 工厂 → 出口公司 | 预估重量、尺寸、包装方案和可用证书 | 用于订舱，必须标注为预估。 |
| 包装后 | 工厂 → 出口公司 | 最终箱数、重量、尺寸和批次数据 | 制作最终发票和装箱单。 |
| 出口申报前 | 出口公司 → 出口报关代理 | 发票、装箱单、合同数据、编码/原产地/运输信息 | 报关代理制作电子申报。 |
| 装载/接货时 | 承运人 ↔ 发货人 | CMR/提单指示/铁路运单/AWB、封志及装载记录 | 证明承运人已接货。 |
| 出口放行后 | 出口公司 → 客户/进口报关代理 | 放行证明、最终运输单证、原产地证和产品文件 | 在到达前发送完整预报。 |
| 进口时 | 客户/报关代理 → 海关 | 进口申报及支持文件 | 完成分类、估价、许可和放行。 |
| 交付时 | 承运人 ↔ 收货人 | POD、签收运单和差异备注 | 记录货物状态和件数。 |
6. 检查清单
出口文件包
- 最终商业发票
- 最终装箱单
- 出口报关单及放行证明
- 运输单证或受控的草稿/最终版本流程
- 需要时的原产地证
- 适用的出口许可证或许可
- 目的市场要求的产品证书
- 装载照片、封志/集装箱/车辆数据和交接记录
进口文件包
- 销售合同/采购订单
- 商业发票
- 装箱单
- 运输单证
- 需要时的原产地证
- 适用的进口许可或注册
- 食品/产品合规文件
- 完税价格证明：付款、运费和保险
- 报关委托书和当地注册
报关前最终核对
- 名称和地址一致
- 发票金额与币种和合同/付款一致
- 件数与装箱单和运输单证一致
- 净重和毛重一致
- 商品描述具体且不误导
- 原产国一致
- Incoterms和指定地点完整
- 运费和保险处理清晰
- 许可和证书编号有效
- 最终签发前已批准草稿
7. 常见错误
- 在最终报关中使用预估重量。
- 合同、发票、装箱单、原产地证和运输单证中的商品名称不同。
- 混淆净重与毛重，或缺少单箱数据。
- 未让客户或进口报关代理审核草稿就签发最终原产地证。
- 在确认收货人、通知方、路线和放单方式前签发运输单证。
- 用工厂普通说明函替代官方产品证书。
- 未确认是否需要正本就寄送原件。
- 货物到港后才向进口报关代理发送文件。
- 没有唯一主数据表，导致各方使用不同版本。
8. 订舱前应向出口公司确认的问题
- 合同采用何种Incoterms条款，指定地点或港口是什么？
- 谁是出口经营主体、进口经营主体和海关申报人？
- 预计HS编码是什么，由谁最终确认？
- 目的市场强制要求哪些文件？
- 原产地证需要正本还是可电子核验？
- 使用哪种运输单证，由谁审核草稿？
- 是否需要卫生、兽医或植物检疫证书？
- 标签和翻译由谁在印刷前审核？
- 进口报关代理何时收到预报文件？
- 文件签发后发现错误，由谁负责更正？
建议的下一步
付款和订舱前，应向出口公司提供产品资料、目的市场、进口商信息、预计Incoterms和运输方式。出口公司据此建立单票文件台账：必需文件、负责人、截止日期、正本/PDF/电子格式以及草稿批准方。
权威来源
- 中华人民共和国海关总署（电子报关与申报填写指南）
- 国际商会 ICC — Incoterms® 2020
- 联合国欧洲经济委员会 UNECE — CMR公约
- 国际海事组织 IMO — 提单、舱单与核实总重指南
- 国际航空运输协会 IATA — AWB与e-AWB
- OTIF与OSJD — CIM、SMGS及CIM/SMGS铁路运单
- Codex Alimentarius — CXG 38-2001食品贸易官方证书
- 国际植物保护公约 IPPC — ISPM 12植物检疫证书
- 世界动物卫生组织 WOAH — 兽医证书范本
本指南属于操作性资料，不构成法律意见。生产和发运前必须由目的地进口报关代理及主管机关确认具体要求。