Документы для международной логистики из Китая

Краткий ответ

Для международной поставки недостаточно одного инвойса. Документы образуют единую цепочку: коммерческие документы подтверждают сделку, экспортные документы выпускают груз из Китая, транспортный документ фиксирует принятие груза перевозчиком, а импортный пакет обеспечивает оформление в стране назначения. Экспортная компания координирует фабрику, брокера и перевозчика, сверяет данные и передаёт Клиенту готовый комплект до прибытия груза.

Для кого это руководство

Что важно понимать до начала

Универсальная последовательность документооборота: 10 шагов

  1. Клиент передаёт Экспортной компании описание товара, рынок назначения, планируемый маршрут, данные импортёра и требования к маркировке.
  2. Экспортная компания согласовывает условия Incoterms и указанное место, распределяет ответственность и открывает реестр документов с единственным ответственным за каждую позицию.
  3. Фабрика подтверждает описание товара, упаковку, количество, предварительные размеры и вес, готовность к производству и имеющиеся технические документы.
  4. До платежа стороны оформляют Purchase Order, Proforma Invoice и/или Contract. Они обеспечивают коммерческое согласование и банковский комплаенс.
  5. После производства Фабрика предоставляет финальное количество мест, нетто/брутто, габариты, CBM, номера партий и даты производства. На основе этих данных формируются Commercial Invoice и Packing List.
  6. Экспортная компания совместно с экспортным брокером подаёт данные для таможенной декларации. Декларация и все сопроводительные документы должны быть согласованы.
  7. При приёмке или погрузке груза перевозчиком выдаётся транспортный документ: CMR, Bill of Lading, CIM/SMGS или AWB. При морской перевозке черновик B/L проверяется до финальной выдачи.
  8. После экспортного выпуска Клиент и импортный брокер получают pre-alert с полным пакетом коммерческих, транспортных, происхождения и продуктовых документов.
  9. Импортёр или его таможенный брокер подаёт импортную декларацию, подтверждает таможенную стоимость и завершает продуктовые формальности в стране назначения.
  10. После выпуска и доставки файл архивируется вместе с подтверждением доставки, замечаниями получателя и актами при наличии расхождений.

1. Коммерческие документы

Коммерческие документы описывают сделку и служат источником данных для банков, экспортных брокеров, перевозчиков и импортной таможни. Они должны связывать продавца, покупателя, товар, условия поставки и платёж без противоречий.

Документ Кто оформляет Когда Кому Назначение
Purchase Order Клиент После выбора товара, до контракта или вместе с ним Экспортная компания и Фабрика Коммерческое задание: SKU, количество, упаковка, требования, целевая дата. Не является таможенным документом.
Proforma Invoice Экспортная компания или продавец До платежа Клиент, банк, финансовая команда Фиксирует предложение, валюту, условия платежа и поставки. Используется для авансового платежа; не заменяет финальный Commercial Invoice.
Sales Contract Клиент и Экспортная компания До платежа и запуска производства Банк, бухгалтерия и брокеры, если требуется Распределяет обязательства, Incoterms, указанное место, платёж, документы, качество, риски и претензии.
Commercial Invoice Экспортная компания / экспортёр Черновик до отгрузки; финал после подтверждения фактических данных Экспортный брокер, перевозчик, Клиент, импортный брокер, банк Основа стоимости сделки и таможенной оценки. Должен содержать стороны, товар, количество, цену, валюту, Incoterms, номер/дату и итог.
Packing List Фабрика предоставляет данные; Экспортная компания оформляет или проверяет Финал после упаковки, до экспортной подачи и погрузки Брокеры, перевозчик, склад, Клиент Показывает количество мест, содержимое, net/gross weight, размеры, CBM, маркировку, партии и упаковочную структуру.
Payment evidence Банк и стороны платежа После каждого платежа; по запросу таможни или банка Банк, бухгалтерия, импортный брокер Подтверждает фактическую оплату и используется для проверки таможенной стоимости. Не публикуется в транспортном пакете без необходимости.

Ключевое правило: Commercial Invoice и Packing List — основа большинства коммерческих поставок, но они не заменяют экспортную декларацию, транспортный документ и продуктовые разрешения. Каждый документ должен описывать одну и ту же физическую поставку: идентичные стороны, количество мест, вес, упаковку, стоимость, происхождение и маршрут.

2. Экспорт, происхождение и импортная таможня

Экспортная и импортная декларации не являются обычными документами фабрики. Они подаются декларантом или лицензированным брокером в таможенную систему на основании коммерческих и транспортных данных. Экспортная компания должна получить и проверить подтверждение выпуска.

Документ Кто оформляет Когда Кому Назначение
Export Customs Declaration Экспортёр или лицензированный экспортный брокер После готовности финальных Invoice/PL и до вывоза; выпуск подтверждается таможней Китайская таможня; копия Экспортной компании и Клиенту Электронная декларация с товаром, кодом, стоимостью, количеством, происхождением, режимом и транспортными данными. Приложения должны совпадать.
Certificate of Origin Экспортёр подаёт; выдаёт уполномоченный орган После подтверждения финального товара и invoice; до или вскоре после отправки Клиент, импортный брокер, банк или таможня Подтверждает происхождение. Обычный и преференциальный CO имеют разные цели. Черновик желательно проверить до финальной выдачи.
Import Customs Declaration Импортёр или его брокер До прибытия или после прибытия — по правилам страны Импортная таможня Официальная заявка на ввоз: код, стоимость, происхождение, режим, пошлины, налоги, разрешения и транспорт.
Customs value support Клиент/импортёр совместно с Экспортной компанией При подготовке импорта и по запросу таможни Импортный брокер и таможня Контракт, invoice, платежи, фрахт, страхование, упаковка и другие элементы таможенной стоимости.
Import permit / registration Импортёр или местный представитель До отгрузки, если товар или рынок регулируется Компетентный орган и импортная таможня Разрешение, регистрация продукта/предприятия или предварительное уведомление. Нельзя ждать прибытия груза.

Практическое правило: Экспортная декларация должна строиться на финальных данных, а не на раннем расчёте. Если реальный вес, количество мест или упаковка изменились, сначала обновляются master data, Invoice и Packing List, затем декларация и транспортный документ.

3. Транспортные документы по четырём видам перевозки

Транспортный документ появляется, когда перевозчик принимает груз или подтверждает его погрузку. Он подтверждает договор перевозки, идентифицирует отправителя, получателя, маршрут и груз. Его формат зависит от вида транспорта.

Документ Кто оформляет Когда Кому Назначение
Авто: CMR / road waybill Отправитель и перевозчик; данные координирует Экспортная компания При приёмке груза перевозчиком Экземпляр отправителю, документ сопровождает груз, перевозчик хранит свой; получатель отмечает доставку CMR подтверждает договор международной автоперевозки и содержит стороны, места приёмки/доставки, описание, количество мест и вес. При неприменимости CMR Convention используется местная накладная или truck manifest.
Море: Bill of Lading / Sea Waybill Перевозчик или его агент по shipping instructions Черновик после бронирования/данных; on-board B/L после погрузки Отправитель, получатель, банк и импортёр — по способу высвобождения B/L удостоверяет договор перевозки и приём груза; оборотный B/L может быть документом на право собственности. Sea Waybill не требует сдачи оригинала. Проверить: отправитель, получатель, уведомляемая сторона, порты, маркировка, места, вес и способ высвобождения.
Ж/д: CIM, SMGS или CIM/SMGS Отправитель и железнодорожный перевозчик При приёмке груза железной дорогой Следует в транспортной системе; получатель забирает груз по применимой процедуре Выбор зависит от правового коридора. Накладная подтверждает принятие груза; таможенные и административные документы прилагаются или указываются.
Авиа: Air Waybill / e-AWB Отправитель или агент; авиакомпания принимает До или при приёмке груза Отправитель, авиакомпания и агент наземного обслуживания; копия следует с грузом AWB необоротный, подтверждает договор авиаперевозки. Опасные грузы и отдельные товары требуют дополнительных деклараций или оригиналов сертификатов.
Cargo Manifest Перевозчик или оператор терминала/порта После оформления транспортных документов, до отправления или при отправлении Таможня, порт, аэропорт, операторы терминалов Сводные данные по нескольким отправкам; не заменяет индивидуальные invoice, packing list или накладную.
Proof of Delivery (POD) Перевозчик и получатель При фактической доставке Получатель, перевозчик, Клиент и Экспортная компания Подтверждает дату доставки, количество мест и замечания. Повреждения или недостача должны быть немедленно отражены в транспортном документе и сфотографированы.

4. Дополнительные документы для пищевой продукции

Пищевые поставки нередко требуют документов сверх коммерческого и транспортного пакета. Требования зависят от состава, степени обработки и рынка назначения. Кондитерские изделия, сухофрукты и продукты, содержащие молочные компоненты или желатин, могут попадать под различные контрольные режимы.

Документ Кто оформляет Когда Кому Назначение
Product Specification Фабрика; Экспортная компания проверяет До заказа и актуализируется перед отгрузкой Клиент, импортный брокер, лаборатория Описание продукта, состав, физико-химические параметры, упаковка, хранение и срок годности.
Состав / аллергены / пищевая ценность Фабрика — на основе рецептуры и испытаний До согласования маркировки Клиент и регуляторный консультант Основа маркировки. Внутренняя рецептура и обязательная потребительская информация — разные документы.
COA — Certificate of Analysis Фабрика или лаборатория Как правило, на партию или производственную серию Клиент, импортный брокер и служба качества Результаты анализа конкретного продукта или партии. Это не сертификат происхождения.
Лабораторный протокол испытаний Аккредитованная или назначенная лаборатория При квалификации поставщика и/или на партию Клиент, органы власти и аудиторы Указывает метод, образец и результаты. Признание и срок действия определяются требованиями рынка.
Официальный санитарный/ветеринарный сертификат Компетентный орган страны экспорта — где требуется После производства и проверки партии, до отправки Импортный орган и брокер Официально подтверждает согласованные условия. Не требуется автоматически для каждой поставки кондитерских изделий.
Фитосанитарный сертификат Национальная организация по защите растений Для регулируемых растений/продуктов растительного происхождения при требовании страны импорта Орган фитосанитарного контроля и импортная таможня Подтверждает соответствие фитосанитарным требованиям. Применимость к высокопереработанным продуктам варьируется.
Ветеринарный/зоосанитарный сертификат Компетентный ветеринарный орган Для регулируемых продуктов животного происхождения Ветеринарный орган и импортная таможня Может применяться к продуктам, содержащим молочные компоненты, яйца, желатин и иные составляющие животного происхождения, — в зависимости от правил рынка назначения.
Декларация о пищевом контакте упаковки Производитель упаковки / Фабрика До согласования упаковки и по запросу Клиент и регуляторный консультант Идентифицирует материалы упаковки и подтверждение соответствия требованиям пищевого контакта. Не заменяет проверку маркировки.
Согласование макета этикетки и перевода Клиент; Экспортная компания координирует; Фабрика подтверждает техническую исполнимость До печати Фабрика, Клиент и регуляторный консультант Финальный версионированный PDF с датой и письменным согласованием. Ошибка в маркировке может заблокировать импорт даже при корректных транспортных документах.

Не смешивайте типы документов: Сертификат происхождения подтверждает страну происхождения. COA сообщает результаты анализа продукта или партии. Санитарный сертификат — официальный документ компетентного органа, выдаваемый там, где рынок этого требует. Эти документы не взаимозаменяемы.

5. Когда и как происходит передача документов

Этап Кто передаёт Пакет документов Цель
До платежа Клиент ↔ Экспортная компания PO, Proforma, Contract, предварительные спецификации Согласовать товар, платёж, Incoterms и ответственность.
До производства/печати Клиент → Экспортная компания → Фабрика Согласованная спецификация, макет этикетки и переводы Письменное согласование с номером версии.
До готовности Фабрика → Экспортная компания Предварительные веса, размеры, план упаковки и доступные сертификаты Для бронирования фрахта; маркировать как предварительные.
После упаковки Фабрика → Экспортная компания Финальное количество мест, веса, размеры и данные партий Основа финальных Invoice и Packing List.
До экспортной подачи Экспортная компания → экспортный брокер Invoice, PL, данные контракта, HS/происхождение/транспорт Брокер формирует электронную декларацию.
При погрузке/приёмке Перевозчик ↔ отправитель CMR/B/L instructions/rail note/AWB, данные пломбы и погрузочная запись Подтверждение принятия груза.
После экспортного выпуска Экспортная компания → Клиент/импортный брокер Подтверждение выпуска, финальный транспортный документ, CO, продуктовые документы Полный pre-alert до прибытия.
При импорте Клиент/брокер → таможня Импортная декларация и сопроводительные документы Классификация, стоимость, разрешения и выпуск.
При доставке Перевозчик ↔ получатель POD, подписанная накладная, акты расхождений Зафиксировать состояние и количество груза.

6. Контрольные списки

Экспортный пакет

Импортный пакет

Финальная сверка перед таможней

7. Типичные ошибки

8. Вопросы к Экспортной компании перед бронированием

Рекомендуемый следующий шаг

До платежа и бронирования фрахта передайте Экспортной компании карточку продукта, рынок назначения, данные импортёра, планируемые Incoterms и вид транспорта. Экспортная компания сформирует реестр документов для конкретной поставки: перечень, ответственный, срок, формат (оригинал/PDF/электронный) и кто согласовывает черновик.

Нормативные источники

Настоящий документ является операционным руководством, а не юридической консультацией. Требования должны быть подтверждены импортным брокером и компетентными органами до начала производства и отгрузки.